Muutoksen hinta

Työpaikkojen ja niitä ympäröivän maailman muuttuessa yhä kiihtyvään tahtiin, muutoksen tunteminen prosessina on hyödyllistä. Eräs keskeisimpiä oivalluksen hetkiä itselleni oli, kun ymmärsin, että muutostilanteisiin kuuluu väistämättä kaaos. Tämä tarkoittaa sitä, että muutoksen keskellä ei kannata väkisin pyrkiä säilyttämään tasapainoa, vaan tärkeämpää on hyväksyä kaaos ja epävarmuus sekä pystyä toimimaan tilanteen keskellä. Kaaos on aidon muutoksen ja uudistumisen edellytys – ja samalla mahdollisuus rakentaa uusi järjestys.

Ihmiset usein pelkäävät enemmän menetyksiä kuin muutosta itsessään. Tämä koskee oikeastaan kaikkia elämisen osa-alueita. Koska kaaoksen ja menetysten pelko saa valtaosan ihmisistä ja organisaatioista vaalimaan tasapainoa ja pysyttelemään jo valmiiksi hallitsemillaan alueilla, uudistuminen saattaa estyä sellaisissakin tilanteissa, joissa se olisi kiistatta hyväksi yksilölle, yhteisölle tai organisaatiolle. Lähes kaikissa muutostilanteissa ainakin osa yhteisön jäsenistä esittää omista lähtökohdistaan argumentteja uudistumista vastaan. Sen sijaan, että puhuisimme muutosvastarinnasta, on hyvä ymmärtää, että kyseessä on syvästi inhimillinen reaktio. Ihmisen mieli pyrkii luonnostaan toimimaan ”taloudellisesti”, mikä tarkoittaa sitä, ettemme halua juuri järkyttää mieltämme vaan mieluummin sovellamme jo olemassa olevia ja vakiintuneita toimintaamme ohjaavia sisäisiä mallejamme niin pitkään kuin mahdollista.

Muuttuminen ja uudistuminen aiheuttavat siis väistämättä hieman mentaalista kipua ja päänvaivaa. Kun työ vaatii vanhasta luopumista ja omien arvostusten ja toimintatapojen uudelleenarviointia, erityisen tärkeäksi uuden rakentumisen keskellä nousee turvallinen, kannustava ja avoimen vuorovaikutteinen ympäristö. On hyvä huomata, että aito uudistuminen ei ole vain toiminnan muuttumista, vaan myös ajattelun on muututtava. Ajattelun muutos on vaativampi prosessi kuin toiminnan mekaaninen muuttaminen eikä sitä voi täysin oppia vain oppikirjoista. Olennaisempaa on, että organisaatiossa on mahdollisuus uteliaasti kokeilla ja hakea uutta järjestystä, eikä tulla lannistetuksi vaikka kaikki kokeilut eivät hioutuisikaan kruununjalokiviksi. Jos jokin menee pieleen, tapahtuma käsitellään ja hyväksytään tapahtuneeksi. Ja jälkipuintia voidaan aina pitää hyvänä oppimisen mahdollisuutena, sillä oppiminenkin on muuttumista ja muuttuminen on elämää.

Heidi Lammassaari
Väitöskirjatutkija, Helsingin yliopisto

Lähteitä:
Lonka, K. (2015). Oivaltava oppiminen. Otava.
Sandström, N., Lammassaari, H., Halonen, N. & Nissinen, T. (2016). Kaaos on mahdollisuus rakentaa uusi järjestys. Rexi . 3/2016, s. 23-25.
Ståhle, P. & Kuosa, T. (2009). Systeemien itseuudistuminen – uutta ymmärrystä kollektiivien kehittymiseen. Aikuiskasvatus 2/2009, vol. 29, s. 104-115.

Muutosjarrusta muutosmoottoriksi

maarit-3tilaa

Muutokset haastavat ihmisten motivaatiota ja innostusta. Ihmisten hallinnan tunne uusien osaamisvaatimusten edessä voi heiketä ja he saattavat kokea vaikutusmahdollisuuksiensa vähenevän. Vaikka oma työ jatkuisi ennallaan, omaa työyhteisöä koskevat henkilömuutokset jättävät jälkensä. Muutosten keskellä tarve ihmisten kohtaamiseen nousee vahvasti esiin. Esimiehiltä ja muutosjohtajilta odotetaan läsnäoloa ja rohkeutta kuunnella – myös ihmisten tunteita.

Muutokset koskevat myös muutosjohtajaa itseään ja oman tehtävän läpivienti edellyttää kykyä johtaa omia tunteitaan. Kykyä tuntea itsensä ja oma luontainen tapansa toimia tunnemyrskyjen keskellä. Kykyä olla yhtä aikaa omille tunteilleen rehellinen ja löytää keinot rakentaa itselleen tarkoituksenmukainen tunnetila, jotta itse ei ainakaan pahenna johdettaviensa tilannetta.

Niin omiin kuin muiden tunteisiin tutustuminen alkaa niiden havaitsemisella ja kohtaamisella. Tämä on monille johtajille vaikeaa. Ei yksin sen takia, ettei oikein tiedä, miten suhtautua erilaisiin tunteisiin, vaan myös siksi, että johtajilla on usein voimakas halu tietää ja olla kykenevä antamaan vastauksia. Jos johtaja kokee, että hänellä ei ole mitään uutta kerrottavaa, niin hän helposti väistää epämiellyttävät tilanteet pysyen poissa johdettaviensa luota. Muutostilanteissa tätä tukevat lukemattomat kokoukset ja palaverit, joihin johtajien edellytetään osallistuvan. Osalle ne ovatkin helpottava pelastusköysi, hyväksyttävä syy ottaa etäisyyttä omiin johdettaviin.

Muutoksen keskellä ihmiset kuitenkin kaipaavat läsnäoloa ja tietoa. He haluavat ensisijaisesti tietää, mitä muutos tarkoittaa juuri heille itselleen. Ihmiset kuitenkin ymmärtävät, jos johtajakaan ei tiedä. Rehellisyys kantaa. Ihmisille on vaikeuksien edessä tärkeää kokea, että ne kohdataan yhdessä. Sinä johtajana olet se, joka voi mahdollistaa nämä yhteiset hetket. Alussa riittää, että tunteet tulevat kuulluiksi ja sinä johtajana olet niitä kuulemassa. Erilaisten tunteiden sanominen ääneen jo monesti helpottaa. Lisäksi se auttaa ihmisiä huomaamaan, miten samalla tai eri tavalla ihmiset kokevat muutokset. Oleellista on ottaa jokaisen ihmisen tunne tosissaan. Sitä on niiden kuunteleminen arvostavasti ilman vähättelyä. Myös johtajana sinun on syytä huolehtia omista mahdollisuuksistasi puhua ääneen tunteistasi ulkopuolisen coachin tai vertaisryhmäsi eli muiden johtajien kanssa.

Edellä sanottu ei tarkoita sitä, että negatiivisiin tunteisiin ja huoliin pitäisi jäädä vellomaan, rakentaa sinne pesää. On hyvä yhdessä nostaa huolen aiheet esille, ja keskustella avoimesti, mitkä niistä ovat todellisia ja realistisia ja mitkä kenties todellisuudessa aiheettomia ja kuviteltuja. Muutoksiin liittyy aina kuviteltuja ja aiheettomia huolia, jotka on tärkeä poistaa mahdollisimman nopeasti avoimella, selkeällä ja todenmukaisella viestinnällä. Todellisten ja realististen huolenaiheiden kohtaaminen taas riippuu hyvin pitkälti siitä, voiko työyhteisö vaikuttaa niihin itse. Jos näin on, on tärkeää sopia konkreettisista toimenpiteistä huolenaiheiden poistamiseksi. Jos ei, on tärkeää sopia, miten tieto huolenaiheista viedään eteenpäin tahoille, jotka niihin voivat vaikuttaa. Jos tämäkään ei ole mahdollista, on parempi vain yhdessä päättää sietää tilannetta ja oppia hyväksymään asiat, joihin ei oikeasti voida vaikuttaa.

Kun pelot ja huolen aiheet on käsitelty, on aika miettiä, mitä meillä on. Mikä muutoksen myötä säilyy ennallaan? Mitä olemassa olevia vahvuuksia voimme hyödyntää uudessa tilanteessa? Mikä muuttuu? Mikä on tiemme tästä eteenpäin? On hyvä lähteä liikkeelle asioista, jotka mahdollisuuksien mukaan säilyvät ennallaan. Ne luovat tuttuutta ja turvallisuutta, kenties huolien keskellä myös kiitollisuutta. Niiden pohjalta on hyvä lähteä pikku hiljaa rakentamaan polkua uuteen innostukseen. Pikku hiljaa ihmiset ovat valmiita kurkistamaan uteliaana muutoksiin ja tulevaisuuteen. Kuten Pipelife Oy:n toimitusjohtaja Kimmo Kedonpää on sanonut: ”Ihminen ei vastusta muutosta, vaan muutetuksi tulemista.” Miten siis huolehdit siitä, että ihmiset pääsevät mukaan vaikuttamaan, kokevat tulevansa kuulluiksi myös muutoksessa ja tulevaisuuden suunnittelussa ?

maarit-3tilaa-2

Maarit Tiililä
Executive Coach (PCC)

www.maarittiilila.fi

Maarit Tiililä sparraa johtajia ja johtoryhmiä organisaatioissa, jotka ovat toiminnassaan murrosvaiheessa. Hallitusjäsenyys Hallituspartnerit Helsinki ry:ssä pitää Maaritin tiiviisti kiinni johtamisen tulevaisuuden haasteissa. Erityisen kiinnostunut Maarit on johtajien omista murroksista, joihin hän tarttui jo ensimmäisessä kirjassaan Johtaja, uusi tehtävä, 100 päivää – Tilanne haltuun! Hänen toinen kirjansa Innosta onnistumaan – yhdessä! käsittelee puolestaan sitä, miten johtaja luo tilaa innostua ja saa siten joukot mukaansa.

Mitä minä osaan…?

Pieni kahdeksan hengen tiimimme sai kuluneella viikolla hienon mahdollisuuden oppia toisistaan uutta. Tutkija, kouluttaja, positiivisen pedagogiikan sanansaattaja Kaisa Vuorinen sai meidät pysähtymään hetkeksi tiimimme hyvinvoinnin äärelle. Tutustuimme hauskojen ja silmiä avaavien tehtävien myötä toistemme vahvuuksiin ja teimme niitä aktiivisesti näkyväksi myös itsellemme. Miten vaikea olikaan aluksi ”poimia” itselleen vahvuuksia ja sanoa ääneen: ” Minä olen…!” Ja miten hyvältä tuntuikaan sanoa toiselle ääneen niitä positiivisia asioita, joita arjessa toisissamme arvostamme, mutta joita emme kiireessä tule koskaan kertoneeksi. (Kts. Vuorinen 2016.)

Suomalainen kulttuuri ei ole perinteisesti ruokkinut ja kannustanut rohkeuteen tuoda omia vahvuuksia näkyvästi esiin.  Tasapäisyydellä on pitkät perinteet. Me työelämässä olevat sukupolvet olemme omaksuneet jo kouluaikoina kuuliaisen ja ohjeiden noudattamiseen perustuvan tavan toimia. Numeerisesti hyviin suorituksiin on ylletty kuuntelemalla opettajaa, lukemalla oppikirjoja ja vastamaalla yhdenmukaisesti oikein kirjaviisautta mittaaviin kysymyksiin. Jotakin on varmasti tehty oikein, sillä koulusivistys on maassamme ollut vuosia huipputasoa – mutta kuinka on osaamisemme laita työelämän haastaessa meitä uusin vaatimuksin? Avainosaaminen tulevaisuuden työelämässä edellyttää yhtäkkiä meiltä kokonaan uudenlaisia taitoja: Ongelmanratkaisua, kriittisyyttä ja erilaisuuteen kannustavaa luovuutta; kykyä ymmärtää laajoja kokonaisuuksia, luoda ja kertoa viestinnällisesti kiinnostavia tarinoita – kykyä ymmärtää ja kohdata toinen ihminen. (Ryymin 2016; Ampuja 2016).

Peruskoulu ja toisen asteen koulutus ovat tunnistaneet tulevaisuuden tarpeet ja uudistuvat työelämälähtöisemmiksi kovaa vauhtia pysyäkseen kehityksessä mukana. Myös korkea-asteella uudistetaan opetussuunnitelmia nopeassa tahdissa. Tosiasia silti on, että meillä on suuri joukko nuoria, joiden on vaikea hyvästäkin koulumenestyksestä huolimatta hahmottaa omia, persoonallisia vahvuuksiaan ja omaa osaamistaan. Heikko vahvuuksien tunnistaminen vaikeuttaa unelmien hahmottamista ja saattaa johtaa pettymystä tuottavien valintojen kierteeseen, keskeytyneisiin opintoihin ja epäonnistumisiin ensimmäisissä työpaikoissa. Miten tunnistan oman polkuni, jos en tunne edes itseäni? Vajavainen itsetuntemus kulkee myös monella meistä työelämässä olevalla repussa mukana ja muistuttelee olemassaolostaan hämmentävästi silloin tällöin. Onko tämä se työ, jota teen lopun ikäni? Olisiko minusta muuhun? Mitä muuta edes osaisin?

Jokainen meistä haluaa käyttää omaa potentiaaliaan työssä ja elämässä monipuolisesti. Vahvuuksiaan tietoisesti käyttävä henkilö on energinen ja aikaansaava, innostuu työstään, voi hyvin ja levittää myönteistä ilmapiiriä ympärilleen. Positiivisessa flow´ssa purjehtiva työtoveri on myös oiva muutoksen edistäjä organisaatiossa.

Parasta on, että vahvuuksien tunnistamista voi harjoitella ja se on kaiken lisäksi helppoa. Tarvitaan vain herkkyyttä tunnistaa hyvä työyhteisön arjen pienissä hetkissä. Siispä ”napataan toisemme kiinni hyvänteossa” Kaisa Vuorisen sanoin, myötäeletään toistemme onnistumisia ja innostumisia. Pysähdytään kohtaamaan työtoveri aidosti kuunnellen ja aloitetaan työpaikoilla kapinallisesti ja salakavalasti positiivinen kehumisen ja kannustamisen kierre! Hyvän näkeminen, erilaisten vahvuuksien aktiivinen tunnistaminen ja hyödyntäminen auttaa työyhteisön jäseniä voimaan hyvin – ja voi parhaimmillaan avata yllättäviä mahdollisuuksia menestykseen.

3-tilaa-vahvuus-tunnistus-2 3tilaa-vahvuus-tunnistus

3TILAA -valmennus käynnistyi syyskuussa vahvuuksien tunnistamisen teemalla. Muutosagentit pysähtyivät ryhmissä pohtimaan vahvuuksiaan ja auttoivat toisiaan näkemään vahvuuksia myös niissä ominaisuuksissa, joita kukin oli itsekseen tottunut ajattelemaan heikkouksina. Harjoitus kirvoitti ilmoille paljon iloista naurua ja myötäelämistä.  Muutoksen polkua on sen jälkeen kuljettu yhdessä eteenpäin uudistuvan organisaation ja muutoksen inhimillisten edellytysten teemoilla.

Seuraava askel pysähdyttää muutosagentit vuorovaikutuksen moninaisten ulottuvuuksien äärelle. Kyky ymmärtää toista ihmistä – miten tärkeää, ja samalla niin vaikeaa se voikaan olla.

Tunnista omat vahvuutesi esim. ilmaisella VIA Character -kyselyllä.

Anu Sipilä
projektiasiantuntija, Haaga-Helia

Lähteet:

Ampuja, Mikko 2016. Luento. Työn ja oppimisen ennakointikamari 2016. http://ennakointikamari.fi/aineistopankki/

Ryymin, Essi 2016. 10 avainosaamista työelämässä 2020. (Alkuperäinen lähde Word Economic Forum, Future of Jobs Report 2016). Luettavissa. http://ennakointikamari.fi/wp-content/uploads/gravity_forms/2-0625d4b9f593e469bc21be7e4fdbf39d/2016/10/ennakointikamari-kooste.pdf

Vuorinen Kaisa 2016. Luonteenvahvuuksilla myötätuntoa. Luettavissa: http://blogs.helsinki.fi/copassion/ Lue lisää myös: http://kaisavuorinen.com/projektit/luonteenvahvuudet/

Kun ajatusmalli ja käytösmalli muuttuvat

3tilaa-aliaspeli-20160818-web

Kuvassa: Alias-pelillä palautettiin mieleen kick-offin opetukset.

Viime viikolla osallistuin Kirsin, Heidin ja Monican kanssa Rework’16 konferenssiin, jossa pohdittiin tulevaisuuden työtä ja tiloja. Teemat olivat aivan hankkeemme ytimessä ja pidimmekin toisena päivänä konkreettisen työpajan 3TILAA-hankkeemme valmennusta hyödyntäen. Kuinka jännittävää! Pääsimme kokeilemaan, kuinka onnistuisimme puristamaan 6 kuukauden valmennuksen 2,5 tuntiin! Noh, eihän se ole mahdollista, ei sitten millään – vai onko? Ei kai ainakaan keskiviikko-iltapäivänä kahden päivän konferenssin jälkeen, vaikka konferenssin herättelevät ja innostavat puheenvuorot olivatkin johdattaneet osallistujien aivot sopivaan mielentilaan. (Lue tästä Kirsin johdatteleva blogikirjoitus Rework’16: Muutosvastarinnasta aitoon osallisuuteen ja organisaation parhaan potentiaalin löytämiseen).

Ajatusmallin avartaminen ja muuttaminen vie aikaa – ja sille täytyy antaa myös tilaa, sillä se ei tapahdu hetkessä. Se on kuitenkin oleellinen tekijä, kun aletaan viedä muutosta läpi organisaatiossa. Ajatusmallin muutoksen taustalla myös asenne muuttuu ja voi tulla halu kokeilla uudenlaisia toimintatapoja. Toimintatapoja tietoisesti muuttamalla käyttäytymismalli muuttuu. Eri asiat nousevat merkittävämmiksi kuin ennen. Käyttäytymismallin muutoksen myötä alkaa organisaation kulttuuri muuttua ja uudet arvot saavat jalansijaa.

Omaa toimintaani johtaa usein innostus, kannustaminen ja kokeilut. Arvostan suuresti työpajaamme tulleita osallistujia, jotka olivat kaikki kiinnostuneita ja aktiivisia iltapäivän myöhäisistä tunneista huolimatta. Heillä oli selvästi motivaatiota ja intohimoa, jotka antoivat riittävät mehut uudenlaisten työhyvinvointia edistävien työskentelytapojen ja muutosjohtamisen työkalujen kokeilemiseen. Muutos kolmessa tilassa yhtä aikaa oli heille mahdollisuus. Mutta mitä se muutos kolmessa tilassa sitten tarkoittikaan konkreettisesti?

Valmennamme parhaillaan kahdeksaa organisaatiota muutoksen polulla. Kukin organisaatio on asettanut itselleen muutostavoitteen peilaten organisaationsa mentaalista, digitaalista ja fyysistä tilaa. Jokaisen organisaation tilat ovat erilaisia. Myös jokaisen yksilön tilat ovat erilaisia. Toiset keskittyvät vahvemmin mentaalisen tilan muuttamiseen, toiset digitaalisen ja loput fyysisen tilan muuttamiseen. Mikään tiloista ei kuitenkaan ole täysin irrallinen muista tiloista – eli kun yhtä tilaa muuttaa, myös muut tilat muuttuvat. Kehittämissuunnitelman tekemiseen organisaatioilla on aikaa puoli vuotta, jona aikana he ehtivät myös kokeilla joitakin muutosideoita käytäntöön.

3tilaa-20160915-Anita-webhissipuhe-3tilaa-web2

Kuvissa: Anita perehdyttää agentteja muutosjohtamisen saloihin. Muutosagentti vetää hissipuheen 30 sekunnissa.

Miten teidän organisaatio sitten hyötyy tästä? Valmennuksen päättyessä ensi keväänä tehtävänämme on saattaa valmennuksemme ja siinä käytetyt muutosjohtamisen työkalut kaikkien hyödynnettäväksi. Kuka tahansa voisi siis hyödyntää kolmen tilan kehittämismallia ja viedä sillä muutoksen läpi organisaatiossaan. Saimmekin mainitsemassani Rework’16-seminaarissa loistavaa kokemusta siitä, kuinka satunnainen osallistuja voisi saada projektistamme parhaimman hyödyn osallistumatta valmennukseen. Tehtävä oli ja on edelleen haastava ja se motivoi tiimiämme ideoimaan osallistavia vaihtoehtoja perinteisen kirjaratkaisun sijaan. Miltä kuulostaisi videosarjoihin perustuva valmennus? Entä virtuaalivalmentaja puhelimessasi?

johtoteline-3tilaa-web2 johto-3tilaa-web2

Kuvissa: Eräillä käytettävyyskävelyillä havaittuja johdon näkökulmia.

Haastankin sinut nyt miettimään hetken itseksesi, miten sinä haluaisit viedä muutoksen läpi organisaatiossanne ja millaista tukea siihen kaipaisit?

  1. Eli mitä ensinnäkin haluaisit muuttaa, jotta työhyvinvointisi/työhyvinvointinne paranisi? Mikä on lähtötilanteenne mentaalisen, digitaalisen ja fyysisen tilan osalta? Mitä ne tarkoittavat teille?
  2. Entä millainen olisi unelmien tavoitetila organisaatiossanne? Mikä olisi siis toisin muutosten jälkeen?
  3. Kuinka pääsisitte tavoitteeseenne? Millaisia kaikkia vaihtoehtoja teillä olisi tavoitteen saavuttamiseksi?
  4. Miten saavuttaisitte tavoitteenne käytännön tekemisen kautta? Millaisia kokeiluja voisitte toteuttaa?

Kysymysten taustalla on yksi soveltamistamme coachaus-malleista. Jos näistä heräsi sinulle ajatuksia tai kiinnostuit valmennuksesta enemmän, laita minulle rohkeasti viestiä – jatketaan keskustelua tämän pohjalta! 🙂

at-your-service-3spaces-web

Suvi Huovinen
Projektipäällikkö, 3TILAA, Haaga-Helia

Renkaita vedessä

Useimmat meistä ovat pikkuhiljaa laskeutuneet pitkältä lomalta takaisin työn ääreen. Sosiaalista mediaa on seurattu pitkin kesää, ystävien iloisia lomapäivityksiä myötäeletty ja lomakuulumisia työyhteisöissä vaihdettu. Akut on jälleen ladattu ja intoa puhkuen tartumme jälleen tehtäviimme!

Loma on ihanaa aikaa; silloin kaikki muuttuu! Loma on lupaus levosta, ajasta vain itseä ja läheisiä varten. Valoisia ja pitkiä öitä, syreenin ja grillin tuoksua, paljaita jalkoja ja hyttysen pistoksia. Varaston siivousta, kasvimaan perkausta ja kesätapahtumia. Mökkeilyä, kaupunkilomaa, marjastusta, sienestystä. Onnistunut loma pitää tietenkin sisällään vähintään puolet edellä mainituista kesään kuuluvista peruselementeistä ollakseen tyydyttävä!

Lomalla ajankäytön valinnanmahdollisuudet tosiaan muuttuvat. Mikään muu ei kuitenkaan automaattisesti muutu. Lomaan kuuluvat kaikki samat elämän realiteetit kuin työhön ja arkeen. Jonkun kohdalla lomaan kuuluu surua, toisen kohdalla rahahuolia, kolmas viettää sen yksinäisyydessä. Monet aloitetuista suursiivouksista eivät koskaan valmistu, pakastimet jäävät vajaiksi, nurmikko leikkaamatta. Ehkä aika lomalla on kulunut television ääressä, kaupassa käydessä ja pyykkiä pestessä. Akut eivät lataudu itsestään vain siksi, että on loma.  Mikään ei välttämättä ole loman aikana muuttunut paremmaksi – ja varmaa on, että syksyä kohti muuttuu sääkin vain huonommaksi.

Lomaan ladatut, usein suuret muutoksen odotukset ja huippuelämykset eivät myöskään kanna pitkälle, jos emme voi hyvin työssä. Vietämme työssä pääsääntöisesti paljon enemmän aikaa kuin lomalla – miksi emme voisi joka päivä tuntea mielessämme tuulahdusta kesästä, nähdä vaeltavat pilvet puiden latvojen yläpuolella?  Voisiko kaikki olla toisin, paremmin, joka päivä?

Entä jos nyt poimit mielesi sopukoista sen lomalla koetun hetken, jolloin vähiten kaipasit ja tavoittelit jotakin muuta. Hetken, jolloin unohdit suorittaa. Hetken, jolloin vahingossa potkaisit kiven laiturilta järveen ja jäit katsomaan veden pinnalla laajenevia renkaita. Ihmettelit pientä tekoasi, jolla oli kauaskantoiset seuraukset. Ehkä se hetki on tässä. Keskeneräisyydessä työpöydälläsi. Pysähdys, pieni teko – ja muutos.

Tuleva syksy lupaa meille kohtaamisia, elämyksiä ja pysähtymistä muutoksen äärelle. Toinen 3TILAA -muutosagenttivalmennus käynnistyy 18.8., jolloin saamme maistiaisia muutosagenttiudesta ja innostavien muutosten läpivienneistä. Toiseen valmennukseen on ilmoittautunut tähän mennessä 9 yritystä – Tervetuloa mukaan yhteiselle muutosmatkalle!

vesi-renkaat-blogi

(Kuvan lähde: https://pixabay.com/en/rings-mirroring-water-wave-lake-66620/)

Anu Sipilä
Projektiasiantuntija, Haaga-Helia

Työnsankari osaa myös levätä: Hyvää kesää!

Vuosi sitten 3TILAA-hankkeen projektiryhmä eli jännittäviä aikoja, sillä odotimme kuumeisesti tietoa hankkeen toteutumisesta. Nyt hankkeen ensimmäinen vuosi ja valmennuskierros on saatu onnistuneesti päätökseen ja onkin aika siirtyä kesän viettoon!

P_20160625_201642-min

Eräs keskeisistä teemoista valmennuksen aikana oli omien voimavarojen tunnistaminen ja niiden kestävä käyttö. Jokainen meistä tarvitsee hetkiä, jolloin ajatus saa vapaasti virrata ja mieli sekä keho levätä. Näitä hetkiä on tärkeää järjestää työpäivän sisällä taukojen muodossa, mutta mahdollisuuksien mukaan myös pidempinä vapaina jaksoina. Pienet ja suuremmatkin rennot hetket kasvattavat usein puolihuomaamatta sitä pääomaa, jota voimme myöhemmin hyödyntää vaativissakin ongelmanratkaisutilanteissa, joita työssämme kohtaamme.

Todelliset työnsankarit osaavat myös tunnistaa omien voimiensa rajat ja levätä.

Elokuussa 2016 käynnistyy toinen, pidemmälle kehitetty ja hiottu muutosagenttivalmennus. Sitä ennen 3TILAA-projektiryhmä toivottaa kaikille aurinkoista, rentouttavaa ja iloista kesää!

Heidi Lammassaari ja projektiryhmä

Oivalluksilla tuloksia ja innostusta

oivalluskäytäntö-innostumo-20150320

Kuva: Innostumo: Näillä kolmella kysymyksellä innostuksen kimppuun. Blogikirjoitus 20.3.2015. Saatavana: http://www.innostumo.fi/oivallukset/nailla-kolmella-kysymyksella-ongelmien-kimppuun/

Projektiryhmämme on saanut seurata seitsemän eri organisaation muutosmatkaa läheisesti viimeisen puolen vuoden ajan. Olemme vaikuttuneet  toistuvasti siitä, miten hienoja oivalluksia osallistujamme ovat valmennuksessa saaneet! Oivallukset ovat tuoneet valmennettaville energiaa ja innostusta muutosten läpivientiin.

Huhtikuussa muutosagenttimme valmistuivat ja heidän oli aika pohtia, miten he olivat hyötyneet valmennuksestamme. Miten upeaa olikaan kuulla, kuinka monen oma ajatusmaailma oli alkanut muuttua ja avartua valmennuksessa saatujen oivallusten ja läsnäoloharjoitteiden kautta. Muutosagentit olivat saaneet enemmän “mentaalista tilaa” – aikaa ja tilaa ajatuksille.  Ajatusmallin muutos helpotti muutoksiin asennoitumista, ja siten myös moni oli alkanut kokeilla pieniä muutoksia työhönsä liittyen. Tärkeintä oli, että kokeiluihin oli lähtenyt muitakin työyhteisöstä mukaan, eivätkä muutosagentit jääneet yksin. Kokeilunhalu tarttuu! Kokeilut kohdistuivat mm.  työskentelyrytmin, -tavan tai -paikan muuttamiseen, vuorovaikutustyyleihin, GROW-valmennusmallin soveltamiseen,  fyysisen työympäristön tuunaukseen työyhteisöä parhaiten innostavaksi – luoden “fyysistä tilaa”. Muutosagentit oppivat myös tarkastelemaan  organisaatioidensa käytössä olevia digisovelluksia kriittisesti ja karsimaan niiden tuomia turhia keskeytyksiä, mikä auttoi heitä keskittymään työssään olennaiseen – synnyttäen siten “digitaalista tilaa”.  Jo muutaman viikon kokeilut toivat tuloksia.

Kun havainnoi toisten muutosprosessia, peilaa sitä automaattisesti omaan työyhteisöön. Tapahtuiko näin kenties sinullekin?  Me projektiryhmänä päätimme tarkastella miten meidän oma työskentely-ympäristömme on muuttunut kolmessa eri tilassa ensimmäisen projektivuoden aikana. Pääsääntöisesti työskentelemme kukin itsenäisesti eri toimipisteistä käsin yli organisaatiorajojen ja kokoonnumme ajoittain työskentelemään yhteiseen tilaan erikokoisilla porukoilla.

Mentaalisessa tilassa tapahtunut muutos
“Huomaamme havaitsevamme nopeammin ne hetket, jolloin emme voi keskittyä. Tällöin voisimme soveltaa mindfulnessin työkaluja keskittymiskyvyn parantamiseksi, mutta aina sekään ei tule heti, vaan joskus ahdistuspallon purkamiseen menee hetki. Lisää harjoitusta!”

Digitaalisessa tilassa tapahtunut muutos
“Tiimimme on alkanut työskennellä enemmän yhdessä ja yhtäaikaisesti virtuaalisessa ympäristössä. Digikokeiluihin tarttuminen vaatii kuitenkin itse kultakin vähän normaalia enemmän ponnistuksia, koska suhde tekniikkaan on vielä epävarma. ”

Fyysisessä tilassa tapahtunut muutos
“Olemme kokeilleet erilaisia työskentely-ympäristöjä kokouksissamme. Janoamme uusien tilojen aistimista ja soveltumista yhteistyöskentelyyn. Itsenäisen työskentely osalta ajattelemme siirtyvämme toisenlaiseen tilaan, jotta se inspiroisi työskentelyämme enemmän – saamme kuitenkin haastaa opittuja käytäntöjäni, jotta se oikeasti toteutuu.”

Odotamme innoissamme jo seuraavaa valmennusta. Se alkaa elokuussa 2016 uusien pk-yritysten ja julkisten organisaatioiden kanssa. On ollut upeaa huomata kuinka paljon kiinnostusta hankkeemme on herättänyt ja aiheemme koetaan tarpeellisena. Emme malta odottaa ensi kevättä, jolloin pääsemme jakamaan tuloksiamme laajemmin muiden tietoisuuteen!

Suvi Huovinen, projektipäällikkö, Haaga-Helia
Projektitiimi

Valmentaudu muutosagentiksi!

3tilaa-sisältö

Muutos, jos mikä, on pysyvää tämän päivän työelämässä. Se edellyttää yksittäisiltä työntekijöiltä joustavuutta ja kykyä uudistua. Yrityksiltä se edellyttää kykyä johtaa ja rohkaista ihmisiä tekemään asioita toisin. Tulevaisuuden Suomi tarvitsee innostunutta työvoimaa selvitäkseen työvoiman vajauksesta ja työmarkkinoiden vaihtuvuudesta. Tähän liittyen, tuottavuus ja hyvinvointi kulkevat tulevaisuuden työssä yhä tiiviimmin käsi kädessä. Työntekijän itsenäisyyden ja vastuun on ennustettu lisääntyvän työelämässä yhä enemmän. Työn luonteen muuttuessa työntekijöillä on yhä suurempi tarve tietoiselle oman työn hallinnoinnille ja itsesäätelylle. Samalla työpaikoille syntyy tarve autonomiaa tukevan organisaatiokulttuurin ja johtamiskäytäntöjen kehittämiselle.

3TILAA – Kohti innostavaa työpaikkaa -hankkeen ensimmäisessä muutosagenttivalmennuksessa on valmennettu 7 eri organisaation osallistujia puolen vuoden ajan (2015-2016). He ovat saaneet työkaluja työpaikkansa tuottavuuden ja tuloksellisuuden lisäämiseen edistämällä eri-ikäisten työntekijöiden hyvinvointia ja toimintamahdollisuuksia. Valmennus päättyy huhtikuussa ja siinä autettiin pk-yrityksiä kehittymään kilpailukykyisiksi ja innostaviksi työpaikoiksi käynnistämällä niissä kolmen tilan (mentaalisen, fyysisen ja digitaalisen) yhtäaikainen muutos. Valmennettavat dokumentoivat omat muutostarinansa sekä työstivät organisaatioittain kolmen tilan kehittämissuunnitelman.

Nyt on aika katsoa tulevaan. Oletko sinä tuleva Muutosagentti omassa organisaatiossasi? Haemme nyt 7-9 uutta pk-yritystä / organisaatioita mukaan hankkeen toiseen muutosagenttivalmennukseen, joka alkaa elokuussa 2016 ja päättyy helmikuussa 2017. Otamme mukaan 2-4 valmennettavaa / organisaatio. Valmennuksessa luodaan edellytyksiä kestävälle työhyvinvoinnin edistämiselle. Muutosagentit pyrkivät tunnistamaan omassa työyhteisössään keskeisiä vahvuuksia ja muutostarpeita kolmessa tilassa, sekä viemään niitä eteenpäin omassa organisaatiossaan yhteistyössä muun työyhteisön ja johdon kanssa. Muutosagentti saa prosessin aikana osaamista organisaationsa kehittämistarpeiden analysointiin ja muutoksen läpivientiin, ja voi valmennuksen jälkeen toimia omassa organisaatiossaan muutoksen lähettiläänä. Jos valmennus kiinnostaa ja organisaationne haluaisi lähteä siihen mukaan, ota rohkeasti yhteyttä kehen tahansa projektitiimin jäsenistä tai suoraan projektipäällikkö Suvi Huoviseen Haaga-Heliasta tai projektivastaava Kirsi Sjöblomiin Helsingin yliopistosta.

Vaikka ensimmäinen muutosagenttivalmennus päättyykin huhtikuussa, tuoreiden muutosagenttien matka jatkuu senkin jälkeen. He vievät valmennuksen aikana kerrytetyn osaamisen ja tekemänsä kolmen tilan kehittämissuunnitelmat käytäntöön omissa työyhteisöissään, jolloin moni muutos onkin vasta alussa. Matka muutosta kohti on ollut täynnä kiinnostavia kohtaamisia, oppimista ja uusia oivalluksia.

Valmennettavien muutosmatkasta voit lukea lisää blogissamme, sekä hankkeen päättymisvaiheessa 3TILAA-Storybook-julkaisustamme (arvioitu julkaisuajankohta: kevät 2017). Ehkäpä satut kuulemaan 3TILAA-valmennuksesta myös jossain seminaarissa, tai kohtaat jonkun valmennukseen osallistuneista muutosagenteista.

Mukavia kohtaamisia toivotellen

Anu Sipilä, projektiasiantuntija, Haaga-Helia
Suvi Huovinen, projektipäällikkö, Haaga-Helia

Hidasta!

”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” on perinteinen sananlasku, jota usein aiheellisesti viljelemme työelämässä. Oppimisympäristöjä ja toimitilaprojekteja tutkineet dosentit Suvi Nenonen (Aalto yliopisto) sekä Olli Niemi (Suomen Yliopistokiinteistöt Oy) toteavat, että puhuttaessa työpaikan kehittämisestä sananlaskun voisi muuntaa muotoon “Yhdessä suunniteltu on puoliksi tehty”. Näin siksi, että usein keskeinen osa työpaikan onnistuneita ratkaisuja on tilojen ja niissä tapahtuvien toimintojen yhteinen kehittämisprosessi sekä kehittämistä koskevat jaetut tavoitteet.

Vastoin tietotyön yleistä tempoa, onnistunut kehittämistyö saattaa olla hidasta ja vaatii usein aikaa kypsytellä ideoita, tutustua niihin ja pallotella ajatuksia eteen- ja taaksepäin. Nobelisti Daniel Kahnemanin (2015) mukaan ajattelumme toimii kahden järjestelmän varassa: järjestelmä 1 on nopea, automaattinen ja vaistonvarainen, kun taas järjestelmä 2 on hidas, looginen ja tietoinen. Arjen melskeessä toimimme ja teemme päätöksiä usein järjestelmä 1:sen varassa. Koska ihmiselle on tyypillistä karttaa riskiä ja pysyä turvallisiksi todetuissa ”oletusasetuksissa”, saatamme herkästi torjua raikkaat ja toteuttamiskelpoiset kehitysehdotukset vain intuition ja emootioiden ohjaamana (Kahneman, 2015).

Minkälaisia keinoja meillä on päästä käsiksi työpaikan yhteiseen kehittämiseen ja muodostaa aihioita jaetuista tavoitteista? Kuinka kehitystyötä voisi yrittää tehdä valjastaen käyttöön hitaamman, loogisen ja harkitsevan ajattelun?

Eräs tapa hidastaa tutkimaan tilaa ja siinä tapahtuvaa toimintaa on työpaikalla toteutettava käytettävyyskatselmus, jonka tarkoituksena on tarkastella tilan käytettävyyttä työpaikan toimijoiden näkökulmasta. Käytettävyyskatselmuksen ideaa sovellettiin yritystyöpajojen muodossa 3TILAA-hankkeessa mukana olevissa organisaatioissa syksyn 2015 aikana. Katselmuksien tavoitteena oli tunnistaa sekä työpaikan arkea sujuvoittavia tekijöitä kuin myös arjen kitkanaiheuttajia. Käytettävyyskatselmuksessa muutosagenttivalmennettavien oli mahdollisuus pysähtyä tarkastelemaan työtiloja, sanoittaa yhdessä työpaikan arkea sekä tunnistaa tekijöitä, joita saatetaan pitää jokapäiväisessä työssä itsestäänselvyyksinä. Kuten katselmuksien yhteydessä huomasimme, käytettävyydestä puhuttaessa keskustelu koskee harvoin vain fyysistä ympäristöä. Sen sijaan käytettävyys muodostuu käyttäjän, käyttötilanteen sekä fyysisen ympäristön välisen suhteen ja vuorovaikutuksen arvioimisesta ja ymmärtämisestä (Nenonen & Niemi, 2015).

Optimaalisessa tilanteessa fyysistä työympäristöä ja siinä tapahtuvaa toimintaa kehitetään samanaikaisesti. Koska tämä on usein vain rajallisesti mahdollista, olennaiseksi muodostuu kysymys, kuinka organisaatiossa suhtaudutaan aloitteisiin, jotka kyseenalaistavat jo olemassa olevien tilojen totuttua käyttöä ja muita vakiintuneita toimintatapoja. 3TILAA-muutosagenttivalmennukseen mukaan lähteneet organisaatiot ovat kaikki joko muuton ja muutoksen edessä tai elävät siitä. Vaikka organisaatioiden taustatilanteet ovat erilaiset, jo muutostarpeen tiedostaminen ja valmennukseen osallistuminen on osoittanut organisaatioiden uteliaisuuden, rohkeuden ja halun hetkeksi hidastaa ajattelua sekä pukea tätä ajattelua käsitteelliseen muotoon.

KM Heidi Lammassaari
Helsingin yliopisto
Projektiassistentti, asiantuntija (digitaalisen tilan muutos)

Lähteet:

  • Kahneman, D. (2015). Ajattelu, nopeasti ja hitaasti (suom. Kimmo Pietiläinen). Terra Cognita.
  • Nenonen, S. & Niemi, O. (2015). Monta tapaa osallistua oman koulun kehittämiseen. Blogikirjoitus. Saatavilla: http://oppimaisema.fi/index.php?id=781&project_id=308.
  • Rasila, H., Kärnä, S. & Nenonen, S. (2012). Rakennetun ympäristön käytettävyys: Käyttäjän ja tilan vuorovaikutusta tutkimassa. Aalto-yliopiston julkaisusarja. Tiede + Teknologia 20/2012.

Seikkailullista työtä, sateisia maanantaiaamuja sekä hiukan luonnonhiekkaa

Uskon, että voin puhua niin muutosagenttien kuin projektiryhmän puolesta todetessani, että kulunut syksy on ollut vähintäänkin intensiivinen. Intensiivisyys on ollut kuitenkin sävyltään myönteistä; olemme kokoontuneet kehittääksemme innostavaa työtä ja työpaikkaa, ja kukin on lähtenyt prosessiin omasta henkilökohtaisesta kiinnostuksestaan vapaaehtoisuuteen pohjautuen.

Usein kiinnostavimmat asiat syntyvät tilanteista, joissa lopputulos ei ole entuudestaan täysin määritelty ja selkeä. Sama pätee myös luovuuteen ja innovaatioihin – löytääkseen jotakin uutta on oltava valmis ja halukaskin myös haparoimaan hiukan ja etsimään sopivinta reittiä. Epävarmuudessa on kiehtovaa potentiaalia; se kertoo siitä, että ollaan jollakin uudella maaperällä, tekemässä jotakin sellaista, mitä ei ole ennen tehty.

Muutos on hankkeemme ydinteema. Sanotaan, että ainoa pysyvä asia on jatkuva muutos. Miten muutoksen keskellä sitten eletään?

Joissakin tilanteissa on erityisen selkeää, että tilanteet ja jatkumot ovat avoimia. Laajemmin ajateltuna epävarmuus on kuitenkin asioiden perustavanlaatuinen luonne. Emme lopulta tiedä, mitä eri tilanteista ja ponnisteluista syntyy, vaikka meillä onkin suunnitelma siitä, mitä halutaan tapahtuvan. Se, että hyväksytään keskeneräisyys, ei tarkoita sitä, etteikö oltaisi suunnitelmallisia. Mutta saattaa käydä niinkin, että sivutuotteena syntyy jotakin paljon olennaisempaa.

Alkusyksyn tulevaisuuden työtä käsittelevässä Rework-tapahtumassa moni työelämän tutkija ja asiantuntija toi esiin, että ajallemme on ominaista jatkuva muutos, joka on nopeampaa kuin koskaan ennen. Kysymys siitä, miten suhtaudumme siihen, että kaikki ei ole selkeää tai valmista, on aina ajankohtainen mutta todennäköisesti nykyelämässä sitä yhä suuremmassa määrin. Jo se, että on mahdollista löytää tapoja olla ja elää tämän avoimuuden, keskeneräisyyden, ei-tietämisen kanssa on merkittävä ja arvokas asia.

Haluankin nostaa hattua muutosagenteillemme rohkeudesta lähteä mukaan muutosmatkalle kanssamme. Useille tieto hankkeen alkamisesta tuli melko nopealla aikataululla, ja monille ei varmaankaan ollut täysin selvää, minkälaisesta prosessista tarkalleen ottaen oli kyse. Valmennusta on tehty rinnakkain kunkin oman työn ja siihen liittyvien ajankohtaisten haasteiden kanssa. Valmennusprosessiin ryhtyminen itsessään on ollut hyvä esimerkki paljon puhutusta kokeilukulttuurista: avoimesti suhtautuvasta halusta tehdä, ryhtyä, kokeilla jotakin entuudestaan tuntematonta.

Olemme saaneet syksyn aikana toteutettujen käytettävyyskävelyjen myötä tutustua myös muutosagenttiemme työpaikkoihin omine kiinnostavine erityispiirteineen. Yhtenä monista ilahduttavista esimerkeistä mieleen jäi eräs sateinen maanantaiaamu Opetusvirastossa. Olimme mukana henkilöstölle yhteisessä, uusiin toimitiloihin liittyvässä suunnittelutapaamisessa. Oli hienoa huomata, miten suuressa organisaatiossa oli paneuduttu siihen, että prosessi olisi aidosti osallistava ja yhteistoiminnallinen. Ideat, joita Hakaniemen historiallisessa virastotalossa tavallisena maanantaiaamuna eri ryhmistä syntyi, olivat riemastuttavia – sekä relevantteja että leikillisiä. Uusiin tiloihin visioitiin mm. huoneita, joissa olisi mahdollista kokoustaa myös fyysisesti liikkuen, tai toisia, joissa olisi ympäröivänä teemana luonto: viherseinä, lampi jossa uittaa muoviankkoja sekä hiukan luonnonhiekkaa.

blogikuva-ov

Ihmiset ovat yritysten ja organisaatioiden tärkein, kallisarvoisin ja myöskin kallein voimavara. Se, miten ihmisissä oleva huikea potentiaali voidaan saada käyttöön on sekä yksilön että yhteisön etu. Laaja tutkimusnäyttö osoittaa, että innostus lisää merkittävästi niin hyvinvointia kuin tuottavuuttakin. Usein työtä ja vapaa-aikaa on totuttu ajattelemaan innostavuuden suhteen kaksijakoisesti; kiinnostavimmat asiat voivat kuitenkin tapahtua paitsi vapaa-ajalla, myös työssä. Innostava työ on ilmiönä täysin mahdollinen, muttei millään muotoa itsestään selvä.

Itseohjautumisteorian mukaan (mm. Ryan & Deci, 2000; Deci & Ryan, 2000) hyvinvoinnin ja motivaation kannalta on olennaista, että on mahdollista toteuttaa omaa parasta potentiaalia tavalla, johon liittyy kokemus itselle oikeiden asioiden tekemisestä. Keskeistä on myös ympäristö ja yhteisö, joka tukee tätä toimintaa. Sisäistä motivaatiota koettaessa tärkeintä ei ole lopputulos vaan itse tekeminen.

Omalla kohdallani voin todeta, että hankkeemme edustaa juuri tätä aluetta: itse työskentely on määränpää. Puhelin on kuluvan vuoden aikana täyttynyt kiihtyvässä määrin muistiinpanoista, ideoista, nauhoituksista ja suunnitelmista. Kaiken kiireen keskellä olen usein saanut iloita siitä, että saan tehdä työtä, josta olen aidosti innostunut.

Muutosagenteissa olen kohdannut joukon, jossa on aimo annos innostusta, eteenpäin pyrkimystä ja idealismia sanan myönteisessä merkityksessä. Olen iloinen, että saan olla jakamassa tätä matkaosuutta kunkin laajemmasta muutosmatkasta. Valmennusprosessin puolivälissä haluan toivottaa hyvinvoivaa vuodenvaihdetta: mahdollisuuksia niin rentoutumiseen kuin mielekkäiden asioiden tekemiseenkin. Ja seuraavalle vuodelle iloisia heräämisiä ja mukaansa tempaavia maanantaiaamuja.

Kirsi Sjöblom
Projektivastaava / Helsingin yliopisto; asiantuntija: työhyvinvointi ja motivaatio

Lähteet:
Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2000). Self-determination theory and the facilitation of intrinsic motivation, social development, and well-being. American psychologist, 55(1), 68.

Deci, E. L., & Ryan, R. M. (2000). The” what” and” why” of goal pursuits: Human needs and the self-determination of behavior. Psychological inquiry, 11(4), 227-268.